"Projects Abroad (UK) Limited" est une entreprise enregistrée au Royaume-Uni sous le numéro 2478906, à l’adresse suivante : Aldsworth Parade, Goring-by-sea, West Sussex, BN12 4TX. Dans ce document, Projects Abroad sera parfois désigné ci-après comme “nous”.
Le but de cette politique de confidentialité est de vous expliquer la manière dont nous traitons et recueillons les données personnelles que vous nous fournissez ainsi que vos droits en tant qu’individus. Ce document est conforme au Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l’Union Européenne.
Nous vous invitons à lire attentivement le présent document que nous avons essayé de rédiger le plus simplement possible. Vous serez informé(e) de tout changement apporté à cette politique avant de leur entrée en vigueur.
Projects Abroad attache une grande importance à la protection de vos informations personnelles et vous encourage à vous renseigner sur notre processus de collecte des données. N’hésitez pas à nous contacter en utilisant les coordonnées indiquées ci-dessous si vous avez la moindre question sur notre politique de confidentialité.
Pourquoi recueillons-nous des données personnelles ?
Nous recueillons des informations auprès de nos volontaires pour pouvoir organiser leur projet à l’étranger. Toutes les informations demandées nous aident à orienter le volontaire vers le stage ou la mission la mieux adaptée et lui permettent de partir à l’étranger en toute sécurité .
Nous conservons également les données personnelles des volontaires potentiels qui nous ont contactés avant de s’inscrire à un projet. Cette démarche nous aide à reconnaître les volontaires avec lesquels nous avons déjà été en contact et ne pas avoir besoin de demander tous les renseignements à nouveau.
Nous conservons également les données de nos anciens volontaires pour solliciter leur rétroaction et leur avis afin d’améliorer l’expérience pour les futures volontaires. Nous leur transmettons également des informations sur les autres projets que nous gérons et les offres qui pourraient les intéresser.
Nous n’utiliserons aucune donnée personnelle en dehors du cadre prévu pour les cas évoqués plus haut.
Où obtenons-nous vos données personnelles ?
Si vous êtes un volontaire Projects Abroad, nous recueillons vos informations à partir du formulaire d’inscription rempli lors de votre première demande. Nos coordinateurs de volontaires, chargés de vous aider à préparer votre voyage, pourront aussi vous demander des renseignements supplémentaires en fonction des exigences liées à la destination et au projet.
Dans ce but, nous pouvons avoir besoin des données personnelles suivantes :
- Coordonnées personnelles : nom, adresse, numéro de téléphone, adresse courriel personnelle
- Date de naissance
- Sexe
- Coordonnées de la personne à contacter en cas d’urgence et du proche parent
- Informations relatives au passeport et au visa
- Curriculum vitæ
- Dossiers médicaux
- Extrait de casier judiciaire
- Coordonnées bancaires
- Renseignements sur le parcours scolaire
- Référence et recommandation
- Préférences personnelles pour le choix du stage ou de la mission
- Adresse IP
Si vous êtes un volontaire potentiel, nous recueillons vos données personnelles via la ou les moyens utilisés pour nous contacter : newsletter, formulaires sur nos brochures, email, téléphone ou chat en ligne.
Si vous êtes un ancien volontaire, nous pouvons aussi recueillir des informations via nos enquêtes de satisfaction, vos retours et les échanges menés dans le but d’organiser des opérations promotionnelles.
Conditions d'utilisation
Besoins contractuels
Projects Abroad doit traiter vos données personnelles dans le cadre des raisons évoquées ci-dessus pour pouvoir tenir les engagements évoqués dans un contrat existant entre nous et vous existants ou dans un contrat que nous avons l’intention de rédiger.
Obligation légale
Projects Abroad doit traiter vos données personnelles dans le cadre des raisons évoquées ci-dessus conformément aux obligations légales liés aux engagements financiers stipulés entre vous et nous. Nous devons aussi conserver vos données jusqu’à expiration du délai de prescription.
Intérêts légitimes
Projects Abroad traitera vos données personnelles pour une partie ou l’ensemble des intérêts commerciaux légitimes suivants :
a) Vous proposer un projet conforme à votre demande
b) Améliorer la qualité du service que nous offrons via nos enquêtes de satisfaction et les avis recueillis
c) Transmettre des renseignements à l’organisation tierce où les volontaires travaillent
d) Vous informer sur les projets que nous organisons et les offres qui pourraient vous intéresser
e) Envoyer des informations sur les sujets pour lesquels vous souhaitez être informé(e)
f) Reconnaître les volontaires et les volontaires potentiels qui nous re-contactent
g) Estimer l’ampleur et la diversité de notre clientèle
h) Améliorer notre site internet pour transmettre nos contenus plus efficacement
i) Suivre l’activité de notre site web pour identifier les modes d'utilisation et adapter notre stratégie de marketing en ligne
j) Analyses statistiques et recherches marketing
Lorsque nous traitons vos données dans le cadre des raisons évoquées ci-dessus, le respect de vos droits en matière de données à caractère personnel est notre priorité. Vous pouvez vous opposer à l’utilisation de vos données. Vous trouverez plus d’information sur la démarche à suivre dans le paragraphe sur le droit d’opposition.
Si nous n’avons pas accès à vos données, nous ne pouvons pas nous en servir
Fournir vos données personnelles pour les raisons évoquées ci-dessus relève d’un engagement contractuel. Vous êtes donc tenu(e) de nous fournir ces informations.
Vous pouvez évidemment refuser de nous transmettre les informations requises mais nous ne pourrons alors pas remplir nos obligations contractuelles et organiser votre mission/stage à l’étranger.
Stockage des données personnelles
Nous savons que la protection des données est d’une importance capitale pour tous nos clients. Nous traitons donc vos données avec extrême prudence en suivant toutes les mesures nécessaires pour les protéger.
Nous stockons vos données dans une base de donnée sécurisé par un certificat SSL. L’accès à vos données est également protégé par un mot de passe. Nous ne stockons pas des données sensibles telles que les informations relatives à vos cartes de paiement : tous les paiements sont effectués directement par le portail de paiement en ligne.
Nous contrôlons régulièrement nos systèmes afin de détecter d’éventuelles failles ou des attaques.
Avec qui partageons-nous vos informations ?
Afin d'atteindre les objectifs cités ci-dessus, pour lesquels nous traiterons vos données personnelles, nous pouvons être amenés à partager ces informations avec diverses organisations tierces telles que des structures d'accueil, des familles d'accueil, des autorités étrangères, des comptables, des agents de voyage, des prestataires de ressources techniques, et des institutions partenaires comme des écoles et des universités.
Projects Abroad ne partagera jamais vos informations personnelles à des parties tiers ayant l’intention d’utiliser vos données pour leur propre compte dans le cadre d’actions de marketing direct par exemple.
Projects Abroad transférera vos informations personnelles à la ou les destinations où vous souhaitez réaliser votre mission/stage et pourra aussi partager des données appropriées au projet choisi.
Aucune tierce personne ayant besoin d’accéder à vos données afin de remplir leur fonction ne sera autorisée à utiliser vos données hors du cadre des raisons évoquées plus haut.
Transfert de données hors de l’Union Européenne par notre gestionnaire de données
Dans le cadre de ses pratiques commerciales habituelles, Projects Abroad devra potentiellement transférer vos données à des bureaux situés dans les pays suivants, basés hors de l’EEE :
Argentine, Australie, Belize, Bolivie, Cambodge, Canada, Chine, Costa Rica, Equateur, Ethiopie, Fidji, Ghana, Hong Kong, Inde, Italie, Jamaïque, Japon, Kenya, Madagascar, Mexique, Mongolie, Maroc, Myanmar, Népal, Pérou, Philippines, Roumanie, Samoa, Sénégal, Afrique du Sud, Sri Lanka, Tanzanie, Thaïlande, Togo, Etats-Unis, AEU, Vietnam.
Lorsque des transferts de données vers un pays tiers doivent avoir lieu, nous avons mis en place les mesures suivantes pour garantir la sécurité des opérations :
a) L’information personnel est transféré via notre base de donnée sécurisée par un mot de passe
b) Seule l’équipe de Projects Abroad a accès à cette base de donnée
Transfert de données hors de l’Union Européenne par une tierce partie
Projects Abroad utilise les produits et les services d’organismes tiers disposant des dispositifs de sécurité adéquats pour transférer des données personnelles vers des pays ne figurant pas sur la liste des pays approuvés par la Commission de l’Union Européenne. Les dispositifs suivants permettent de nous assurer que tout contrôleur et processeur de données tiers utilisés par Projects Abroad a mis en place les mesures de sécurité nécessaires :
a) Nous fournissons uniquement les informations nécessaires à la prestation du service précis
b) Les tiers sont autorisés à utiliser vos données uniquement pour la finalité évoquée dans le contrat que nous avons établi avec eux
c) Nous travaillons en étroite collaboration avec eux pour que votre vie privée soit bien respectée et protégée à tout moment
d) Si nous n’utilisons plus leurs services, toutes les données personnelles dont ils disposent seront détruites ou rendues anonymes.
Combien de temps stockons-nous vos données ?
Besoin contractuel
Si vos données sont traitées dans le cadre d’un besoin contractuel, Projects Abroad conservera vos données jusqu’à l’expiration du délai de prescription. Une fois le délai de prescription expirée, vos données seront soit complètement détruites ou rendues anonymes en les regroupant avec d’autres données afin d’être utilisée de façon non-identifiable pour des analyses statistiques et notre planification commerciale.
Obligation légale
Si vos données sont traitées dans le cadre d’une obligation légale, Projects Abroad conservera vos données jusqu’à l’expiration du délai de prescription.
Intérêts légitimes
Si vos données sont traitées dans le cadre d’intérêts légitimes, Projects Abroad conservera vos données jusqu’à ce que la raison pour laquelle vos données ont été utilisées ne soit plus applicable ou jusqu’à ce qu’une demande de destruction de l’information ait été formulée.
Vos droits, notre responsabilité
Dès lors que vous nous communiquez des informations personnelles, plusieurs droits vous sont alors accordés. Nous prenons vos droits en tant que personne physique très au sérieux et il est de notre responsabilité de vous permettre d’exercer ces droits.
Vous avez le droit de demander :
a) L’accès à toutes les informations personnelles que nous gardons à propos de vous
b) La correction d’informations personnelles qui seraient incorrectes, incomplètes ou dépassées
c) Que nous arrêtions d’utiliser vos données personnelles pour des actions de marketing direct, pour un canal en particulier ou tous les canaux de communication
d) Que nous arrêtions tout traitement de données pour lequel vous avez donné votre consentement, dès lors que vous annulez ce consentement
Vous pouvez nous contacter à tout moment pour exercer ces droits.
Pour obtenir vos informations personnelles ou pour demander à les modification, merci de contacter :
The Data Protection Officer, Projects Abroad, Aldsworth Parade, Goring-by-sea, West Sussex, BN12 4TX, UK
Courriel : dataprivacy@projects-abroad.org
Le droit d’accès
Vous avez le droit d'obtenir la confirmation que vos données personnelles sont ou non traitées et de recevoir toutes les informations pertinentes relatives à nos opérations de traitement des données.
Si vous souhaitez recevoir une copie de vos données personnelles en notre possession, contactez-nous par courriel à l’adresse suivante : dataprivacy@projects-abroad.org.
Le droit d’effacement
Vous avez le droit de nous demander d’effacer toutes les données personnelles que nous avons en notre possession et nous sommes tenus de répondre à cette requête sans retard injustifié. Certaines conditions accompagnent ce droit mais nous ferons tout notre possible pour répondre à votre droit d’effacement dans un délai de 30 jours à réception de votre demande.
Le droit de rectification
Si vous remarquez que les données personnelles dont nous disposons sont incomplètes ou incorrectes, vous avez le droit de nous demander de les rectifier. Nous ferons tout notre possible pour répondre à ce type de demande immédiatement.
Le droit à la limitation
Vous disposez du droit de limiter les traitements effectués sur vos données personnelles. Vous avez ainsi la garantie que nous ne traitons vos données qu’avec votre consentement ou à des fins licites.
Le droit à l’objection
Le droit à l’objection est une liberté fondamentale dans toutes les démocraties. Vous avez le droit de protester face à la façon dont nous utilisons ou avons utilisé vos données personnelles.
Le droit à la portabilité
Ce droit vous permet de nous demander de transférer tous les informations que vous nous avez fourni à un autre prestataire de votre choix.
Le droit d’introduire une réclamation
Nous nous efforçons toujours de conserver les normes les plus élevées et la confiance que nos clients accorde à notre organisation. Dans ce but, nous vous demandons de nous adresser en premier vos plaintes pour que nous puissions mener enquêter adéquatement. Si toutefois vous souhaitez formuler une plainte concernant Projects Abroad, vous pouvez contacter le bureau du commissaire à l'information par téléphone au +44 (0)303 123 1113 ou en utilisant toute autre méthode figurant sur leur site web - https://ico.org.uk/concerns
Nos coordonnées
Si vous souhaitez contacter Projects Abroad pour échanger avec notre délégué à la protection des données, vous pouvez utiliser les coordonnées suivantes :
Projects Abroad
Aldsworth Parade
Goring-by-sea,
West Sussex,
BN12 4TX, UK
T: +44(0)1903 708300
@: dataprivacy@projects-abroad.org
Avertissement
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